Comment déclarer un arrêt maladie et respecter les délais d’envoi ?

Un arrêt de travail déclenche deux démarches distinctes, auprès de la caisse d’assurance maladie et de l’employeur. Savoir comment déclarer un arrêt maladie évite un retard de traitement et protège le droit aux prestations. L’avis d’arrêt de travail doit circuler dans les 48 heures suivant sa prescription, y compris lorsqu’il couvre un week-end. Les démarches d’arrêt maladie auprès de l’employeur commencent par une information rapide, avant même l’envoi du document. Les indemnités journalières d’arrêt maladie dépendent ensuite de la réception de l’avis et de l’attestation de salaire.

Le délai d’envoi d’un arrêt maladie à la CPAM est de 48 heures

Le délai d’envoi d’un arrêt maladie à la CPAM court à partir de la date inscrite par le praticien sur l’avis. Il s’applique à l’arrêt initial comme à chaque prolongation. Ces 48 heures correspondent à deux jours calendaires. Un arrêt prescrit un vendredi doit donc être traité sans attendre le lundi suivant.

Avant de commencer, il faut disposer de l’avis remis par le médecin, la sage-femme ou le chirurgien-dentiste habilité. Il faut aussi connaître l’adresse de l’employeur et celle de la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM), sauf en cas de télétransmission. Prévoir quelques minutes suffit si les enveloppes sont prêtes. Un envoi suivi reste utile lorsque le délai expire rapidement.

La procédure suit un ordre simple.

1. Prévenir l’entreprise dès que l’absence est certaine, par téléphone, courriel ou selon la règle interne applicable.
2. Vérifier si le professionnel de santé a télétransmis les volets médicaux à la caisse.
3. Répartir les feuillets papier entre les destinataires lorsque la télétransmission n’a pas eu lieu.
4. Envoyer les documents dans les deux jours, sans attendre un éventuel contrôle médical.
5. Garder le récépissé postal ou une copie de la preuve de dépôt.

Le délai légal ne remplace pas les règles prévues par une convention collective. Certaines imposent une information de l’entreprise le premier jour d’absence. La bonne pratique consiste donc à prévenir l’employeur sans délai, puis à formaliser l’envoi dans le délai légal.

Les volets de l’avis d’arrêt de travail doivent être envoyés au bon destinataire

L’avis papier comprend trois feuillets. Le salarié adresse les deux premiers à sa caisse d’assurance maladie. Le troisième ne comporte pas le motif médical et permet à l’entreprise de justifier l’absence. Il s’agit du volet 3 à transmettre à l’employeur.

Lorsque l’arrêt concerne un salarié agricole, la Mutualité sociale agricole (MSA) remplace la caisse du régime général. La logique reste identique. Les volets médicaux vont à l’organisme d’assurance maladie compétent et le feuillet sans diagnostic va à l’entreprise.

Le secret médical explique cette répartition. L’employeur ne doit recevoir aucune information sur la pathologie. Les volets 1 et 2 destinés à la CPAM contiennent les éléments réservés au service médical.

Un arrêt télétransmis simplifie les démarches auprès de l’employeur

La télétransmission est réalisée directement par le professionnel de santé grâce à la carte Vitale. Dans ce cas, la caisse reçoit les données nécessaires sans intervention du salarié. Celui-ci reçoit en principe seulement le troisième volet et doit le transmettre à son entreprise dans les 48 heures.

L’absence de papier à envoyer à la caisse ne dispense donc pas des obligations du salarié en arrêt maladie. L’employeur doit être informé pour organiser l’absence, établir l’attestation de salaire et, si besoin, prévoir un remplacement. Un séjour interrompu par une éruption de volcan ne modifie pas cette procédure administrative.

L’entreprise transmet ensuite l’attestation de salaire, le plus souvent par déclaration sociale nominative. Ce document permet le calcul des indemnités. Les indemnités journalières correspondent en principe à 50 % du salaire journalier de base, dans la limite du plafond applicable. Un délai de carence de trois jours s’applique habituellement, avec plusieurs exceptions légales.

La mise à jour des coordonnées et des droits facilite aussi le traitement des prestations. Il est utile de vérifier régulièrement son assurance santé en ligne, surtout après un changement d’adresse ou de situation professionnelle.

Le Cerfa sécurisé est indispensable pour envoyer un arrêt maladie papier

Depuis le 1er juillet 2025, un avis d’arrêt imprimé doit être établi sur le nouveau modèle sécurisé. Le document comporte sept éléments de contrôle, dont une étiquette holographique et de l’encre magnétique. Il s’agit d’un formulaire Cerfa sécurisé obligatoire pour tout envoi postal à la caisse.

Le salarié doit envoyer l’original fourni par le praticien. La caisse refuse les documents reproduits, car les signes d’authentification ne sont plus vérifiables. Aucun scan ni aucune photocopie n’est accepté par la CPAM pour régulariser un dossier papier.

Un envoi en lettre simple suffit juridiquement, mais une preuve de dépôt limite les contestations. Il est prudent de conserver une preuve d’envoi pour tout arrêt initial ou prolongation. Une photographie lisible du volet 3 peut aussi être gardée pour ses archives, sans remplacer l’original destiné à l’employeur.

Un retard d’envoi peut réduire les indemnités journalières

Un premier retard entraîne généralement un courrier d’avertissement de la caisse. En cas de nouvel envoi tardif dans une période de 24 mois, les indemnités peuvent être réduites de 50 % sur la période comprise entre la prescription et la réception de l’avis. Une hospitalisation ou une impossibilité démontrée peut justifier le dépassement du délai.

L’employeur peut aussi demander des explications si l’absence n’a pas été signalée. Le respect des formalités ne protège pas contre les obligations liées à l’arrêt. Le salarié doit s’abstenir de toute activité non autorisée, respecter les heures de présence en cas de sortie limitée et se soumettre à une éventuelle contre-visite.

En cas de prolongation, un nouvel avis doit être adressé dans les mêmes délais. Le médecin qui prolonge l’arrêt est en principe celui qui l’a prescrit au départ ou le médecin traitant. Une continuité mal renseignée peut retarder l’indemnisation.

Questions fréquentes sur la déclaration d’un arrêt maladie

Peut-on envoyer un arrêt maladie par e-mail à son employeur ?

Oui, si l’entreprise l’accepte ou si la convention collective le prévoit. Un courriel avec le volet 3 numérisé permet souvent d’informer rapidement l’employeur. L’original reste préférable lorsqu’il est demandé par la procédure interne.

Que faire si l’arrêt maladie est envoyé après 48 heures ?

Il faut l’envoyer immédiatement, sans attendre une réponse de la caisse ou de l’employeur. Joindre un justificatif peut aider si le retard résulte d’une hospitalisation, d’une incapacité ou d’un cas de force majeure. Le retard répété expose à une réduction des indemnités journalières.

Le médecin doit-il toujours télétransmettre l’arrêt de travail ?

Non, la télétransmission dépend de l’équipement du praticien et de la situation du patient. Lorsqu’elle n’est pas possible, le professionnel remet un formulaire papier sécurisé. Le salarié répartit alors les trois volets entre la caisse et l’employeur.

L’employeur connaît-il le motif de l’arrêt maladie ?

Non, le motif médical est couvert par le secret médical. L’employeur reçoit uniquement le volet 3, qui indique les dates d’absence. Les informations cliniques figurent sur les volets réservés à l’assurance maladie.

Respecter les délais d’envoi sécurise l’absence dès les premiers jours. Une information rapide de l’employeur, un document conforme et une preuve d’expédition évitent l’essentiel des retards d’indemnisation.